Les compétences en communication sont absolument essentielles pour les professionnels de tous horizons. Les professionnels doivent communiquer avec leurs collègues, qu’il s’agisse de leurs fournisseurs, de leurs clients ou des autres professionnels de leur secteur et de leur organisation. Les compétences et le talent sont essentiels pour progresser dans sa carrière. Cependant, lorsque deux personnes sont aussi talentueuses l’une que l’autre, ce qui les différencie, ce sont leurs compétences en communication. Examinons donc quels sont les différents modes de communication qu’une personne devrait utiliser.
En dehors du fait de parler en face à face ou au téléphone avec une personne, il existe d’autres moyens de communication comme par exemple, la peinture pour tableau. Ici, le peintre à travers son pinceau, peut transmettre des messages à travers ses oeuvres. L’autre compétence de communication la plus courante est l’écriture. Que l’on chérisse ou non l’écriture, les mémos, les courriels, les rapports sont indispensables aux professionnels. Si les compétences linguistiques et grammaticales ne suffisent pas à elles seules à assurer la réussite d’une personne, l’absence de ces compétences peut considérablement entraver la réalisation de ses objectifs professionnels. La bonne nouvelle, c’est que, comme beaucoup de compétences de la vie courante, ces compétences sont assez faciles à acquérir et à affiner par la pratique. Voyons comment on peut y parvenir.
Un problème particulier auquel sont couramment confrontés ceux qui ont des difficultés linguistiques est de vouloir dire quelque chose et d’écrire quelque chose qui est tout à fait différent de cela. Dans un effort pour impressionner le lecteur, beaucoup de gens utilisent des mots et des expressions qu’ils ne comprennent pas eux-mêmes et qui signifient quelque chose de complètement différent. Les mots humilité et humilié en sont un bon exemple. Si l’on veut utiliser le mot « humilité » pour décrire une personne et que l’on utilise le mot « humilié », tout le sens change et cette personne pourrait bien être offensée. Par conséquent, même si l’on possède un vocabulaire assez rudimentaire, il est conseillé d’adhérer à la maxime « Dans le doute, coupez ». Si vous avez ne serait-ce qu’un iota de doute sur un mot ou une expression, soit vous cherchez sa signification, soit, si cela n’est pas possible, vous utilisez un autre mot ou une autre expression dont vous êtes à peu près sûr.
Un autre problème particulier auquel on est confronté en écrivant est de ne pas faire la différence entre le langage formel et le langage familier. Si vous écrivez à un ami ou à un membre de votre famille, le ton et la teneur de votre écrit seront complètement différents de ceux que vous utiliserez en communiquant avec un collègue professionnel. Nous utilisons des termes tels que « can’t » et « wouldn’t » à l’oral. Cependant, à l’écrit, ces termes doivent être remplacés par « ne peut pas » et « ne veut pas ». L’utilisation d’expressions familières dilue le message envoyé au lecteur, même s’il est pertinent. Après avoir pris ces mesures, comment doit-on structurer l’ensemble du rapport ?
Lorsque l’on rédige soit un rapport, soit une lettre ou une note de service, il faut le diviser en trois parties : l’introduction, le corps et la conclusion. Le paragraphe d’introduction doit énoncer l’objectif de la communication. Ensuite, le corps du rapport doit s’appuyer sur ce que l’auteur veut dire, chaque paragraphe traitant d’un point distinct. Enfin, le paragraphe de conclusion doit résumer ce que le rédacteur a voulu dire et conclure. Le respect de cette règle garantit que le rédacteur est en mesure de transmettre exactement ce qu’il a en tête au lecteur. Maintenant, comment améliorer encore la qualité du rapport ?
Dans le monde d’aujourd’hui, où la rapidité est d’une importance absolue lorsqu’on communique les uns avec les autres, commettre des solécismes est extrêmement banal. Pour minimiser cela, une simple relecture de ses écrits post une vérification de l’orthographe et de la grammaire est extrêmement utile. Commettre des fautes d’orthographe et/ou des erreurs grammaticales et/ou syntaxiques peut réduire l’essence du message que le rédacteur veut transmettre. A l’inverse, même si l’écrivain n’utilise pas de mots ou d’expressions haut de gamme mais qu’en même temps, il ne commet pas de fautes d’orthographe ou de grammaire qui ne peuvent qu’améliorer et renforcer le message, qu’il veut faire passer.
En adhérant aux lignes directrices susmentionnées, on peut améliorer la qualité de ses rapports et renforcer le sérieux et la sincérité que l’on veut transmettre. Par conséquent, en améliorant ses compétences en communication, on peut avancer dans sa carrière beaucoup plus facilement.
